Klachtenregeling

Van Wingerden advocatuur hecht grote waarde aan een zorgvuldige en transparante dienstverlening. Ondanks onze inzet om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, kan het voorkomen dat u ergens niet tevreden over bent. Om klachten op een zorgvuldige en constructieve manier af te handelen, hanteert ons kantoor een interne klachtenregeling.

Deze regeling is opgesteld conform artikel 6.28 van de Verordening op de advocatuur en biedt cliënten de mogelijkheid om binnen een redelijke termijn een reactie op hun bezwaren te ontvangen. Klachten worden vertrouwelijk behandeld en dienen als waardevolle input voor de verbetering van onze dienstverlening.

ARTIKEL 1 BEGRIPSBEPALINGEN

  1. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens mr. A.M. van Wingerden of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van de overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  2. Klager: de cliënt, diens vertegenwoordiger of een derde met een rechtstreeks belang die een klacht kenbaar maakt;
  3. Klachtenfunctionaris: De advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;
  4. Kantoor: Van Wingerden advocatuur.

ARTIKEL 2 TOEPASSINGSBEREIK

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen het kantoor en de cliënt;
  2. Mr. A.M. van Wingerden draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

ARTIKEL 3 DOELSTELLINGEN

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op constructieve wijze af te handelen;
  2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. Voorzien in een wettelijke plicht, behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van een goede klachtenbehandeling
  4. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

ARTIKEL 4 INFORMATIE BIJ AANVANG VAN DE DIENSTVERLENING

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt middels publicatie op de website www.vanwingerdenadvocatuur.nl. Het kantoor wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. In de algemene voorwaarden van het kantoor is opgenomen dat klachten die na behandeling niet zijn opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de Rechtbank Zeeland-West-Brabant ter verkrijging van een bindend oordeel.

ARTIKEL 5 INTERNE KLACHTENPROCEDURE

  1. Als sprake is van een klacht zullen cliënt en mr. A.M. van Wingerden pogen om samen tot een oplossing te komen. In het geval dit niet lukt, kan cliënt c.q. klager een klacht opstellen en deze wordt behandeld door de klachtenfunctionaris mr. K. Elema, advocaat te ‘s-Hertogenbosch.
  2. Na ontvangst van de klacht wordt mr. A.M. van Wingerden geïnformeerd. De klager en mr. A.M. van Wingerden krijgen de gelegenheid om een toelichting te geven.
  3. Binnen vier weken na het ontvangen van de klacht ontvangt de klager hierop een inhoudelijke reactie. Als dat niet haalbaar blijkt, ontvangt klager bericht met de redenen van uitstel en de termijn waarbinnen klager een reactie mag verwachten.
  4. De klachtenfunctionaris stelt de klager en mr. A.M. van Wingerden op de hoogte over de gegrondheid van de klacht. Indien nodig zal de klachtenfunctionaris aanbevelingen doen aan mr. A.M. van Wingerden.
  5. Wanneer de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, wordt dit schriftelijk bevestigd door de klager, mr. A.M. van Wingerden en de klachtenfunctionaris.

ARTIKEL 6 VERTROUWELIJKHEID EN KOSTEN

  1. De klachtenfunctionaris en mr. A.M. van Wingerden behandelen de klacht strikt vertrouwelijk.
  2. Voor de behandeling van de klacht worden aan klager geen kosten in rekening gebracht.

ARTIKEL 7 VERANTWOORDELIJKHEDEN

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van de klacht.
  2. Mr. A.M. van Wingerden houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact met klager.
  3. De klachtenfunctionaris zal klager op de hoogte houden over de afhandeling van de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris neemt alle correspondentie en andere relevante stukken aangaande de klacht op in een klachtdossier.

ARTIKEL 8 REGISTRATIE EN EVALUATIE

  1. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
  2. Elke klacht met het daarbij horende onderwerp wordt door de klachtenfunctionaris geregistreerd.
  3. De klachtenfunctionaris en mr. A.M. van Wingerden hebben eenmaal per jaar een overleg om de eventuele klachten te evalueren en om aanbevelingen te bespreken.